對城建檔案館藏建設中幾個問題的探討

　　倪志新

　　摘 要：在城市建設高速發展的背景下，各地城建檔案工作呈現出強勁發展勢頭。本文結合工作實際進行了思考，提出了加強館藏建設的建議和工作思路，對城建檔案館功能建設和功能發揮有一定的借鑒和參考意義。

　　關鍵詞：城建檔案 館藏建設

　　一、目前城建檔案館藏建設中存在的主要問題

　　1、發展非常不平衡

　　從全國來看，有的城建檔案館館藏量增長非常之快，而有的館很多年份則沒有新進檔案，館藏量基本沒有增長。有些館早就建立了機構、配備了人員、落實了經費，但工作只停留在發發文、開開會、搞搞接待參觀、搞搞業務檢查，對收集檔案、豐富館藏沒有實質動作，導致檔案館虛擬化、空心化，城市建設得很快，城建檔案管理乏力。

　　2、館藏結構日益不合理

　　一些城建檔案館因不在規劃口管理，連規劃報建檔案都難以收集，更不用說環境保護、勘察測量、水文地質、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進檔案的主體來講，絕大部分是建設工程竣工檔案。即使在建設工程檔案方面，因為重點工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結構日益不合理，其結果是城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。

　　3、普遍重收集輕開發利用

　　檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價值的體現。館藏建設的一個重要方面是建立檔案開發利用的機制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現代信息技術和互聯網技術還為檔案開發利用提供了很多新的手段。

　　4、個別地方城建檔案意識還很不強

　　盡管最近幾年各地對城建檔案工作的認識有了很大提高，但也有個別地方，特別是一些區、縣(市)和一些基層單位，對城建檔案編制、報送、利用的意識還很淡薄。有些人認為編制工程檔案太麻煩，既不帶來政績，又增加了成本;有些人認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，不要搞得太復雜，沒有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍;有的單位甚至把檔案作為“私有財產”、“個人秘密”，拒不移交。這一些錯誤認識與國家有關檔案工作和城建檔案工作的法律法規是相違背的，特別是與國務院第279號令《建設工程質量管理條例》要求建設工程竣工驗收前應有完整的建設工程檔案資料并及時向城建檔案機構報送的規定相違背的，從認識上講是不知法，從行為結果來講，就是違法和犯法了。

　　二、抓好四個結合，加強城建檔案館藏建設

　　通過上面的問題分析，我們認為加強城建檔案館藏建設一要有認識，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業發展和工作創新的角度出發，還要有緊迫感和使命感。結合實際，筆者認為應當抓好四個結合：

　　1、將“業務指導”與“檔案接收”相結合，強化歸檔收集

　　在業務指導上，應勤跑工地，堅持項目追蹤，收集信息，了解情況，隨時進行檢查指導，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案進館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目，由于領導重視、社會關注、地位特殊而享有一些特殊政策，對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實處，對這些項目的檔案歸集工作，要積極向領導匯報，及時與企業溝通，改善與建設單位的關系，爭取建設單位的積極配合。長沙館針對具體工程制定業務指導技術文件，擬定詳細工作計劃，推出個性化服務，提高了業務指導的針對性，工作更主動，更到位，實踐證明是一條好的工作舉措。

　　在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關，建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和株洲館的做法來看，我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收，檔案基本合格后，發放《初驗認可證》，才可以召開竣工驗收會;在工程備案后，一定要對工程檔案進行合格驗收，合格驗收并移交后，再發放《合格證》，工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施，把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強化了歸檔收集，做到了應收盡收。

　　2、將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展歸檔渠道

　　城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說，建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高;而非建設系統的建設工程檔案種類多，數量大，收集矛盾多，難度大。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通，采取有力措施，加強地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》，使地下管線檔案有法可依，保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導，定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農村建設的目標，采取多種形式，切實做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。

　　3、將“依法治檔”和“行業管理”相結合，提高城建檔案法律意識

　　城市建設檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責，主動開展工作。一是加強檔案法規宣傳，強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，使之深入人心。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核，將檔案接收和館藏量增長列為量化指標，年初下目標、年終抓督促，強化行政管理和工作責任意識。

　　4、將“庫房管理”與“檔案利用”相結合，突出城建檔案的利用價值

　　檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結，從檔案工作最高目的來講，這還僅僅是開始，是起點。我們在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時，應進一步突出檔案利用工作，充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統計分析，不斷尋找利用熱點，總結利用規律，改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開發利用水平。可以建立計算機檢索系統，提高檔案查閱速度和查全率、查準率，還可以在互聯網上建立城建檔案查閱利用平臺，方便遠程自由查閱，提高城建檔案信息社會知情度。

　　總之，館藏建設問題是檔案工作的一個核心問題，對城建檔案工作來說，城市建設發展越快，對城建檔案館藏建設的要求就越高，也越緊迫。只要我們認識到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設也一定能克服困難，持續取得進步，取得創新和突破。