摘要：石油化工工程設計檔案是一種能夠比較直接記載設計人員思想和方法，真實反映石油化工工程設計實踐活動的一個歷史過程，工石油化工工程設計檔案除了具有科技檔案的一般特征外，也有著其自身的特點。充分的認識和掌握石油化工工程設計單位檔案管理的各種特點以及管理策略，對石油化工工程設計單位檔案管理質量的提高有著重要的意義。

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　　檔案管理工作是企事業單位發展的重要基礎，對傳承企業文化的重要工作。各個單位需要加強檔案管理工作，不斷建立健全檔案管理機制，把檔案管理工作納入發展管理規劃中去。提高關于石油化工工程設計單位的檔案管理，做好工程項目設計的檔案收集和整理工作，促進單位檔案的科學規范化，不斷推薦單位檔案工作的創新，有效利用和保護檔案，能夠更好的為企業的各項工作服務。

　　一、石油化工工程設計單位檔案的特點

　　(一)組成的成套性

　　通常一個獨立的工程項目，石油化工工程設計單位需要把各種不同專業的設計人才分成設計小組，按照程序開展設計工作，形成比較嚴密的文件材料系統，使得石油化工工程設計單位具有成套性。石油化工工程設計的檔案收集、整理，保管以及利用要求把工程的設計材料文件收集齊全。依據工程的不同階段進行配套整理，系統的反映工程的技術設計信息， 不能把其他項目的圖紙混淆，保證檔案資料的完整齊全，方便以后的利用。

　　(二)形成的階段性

　　根據石油化工工程的設計工作的程序，一般一項工程需要有準備階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，如果前一個階段的設計工作不能完成，那么下一個階段的工作也不能徹底的開始，只能做一些準備，前一階段的設計過程中用到的文件經過批準之后很可能成為后一個階段的設計依據。

　　(三) 內容的專業性

　　一項石油化工的工程設計需要很多的不同專業的設計人員參與，相互配合。所以一項工程的設計方案材料是多個專業聯合創作的過程。不同的專業有著自己的專業性特點，所以，石油化工工程工程設計的檔案在分類歸檔過程中，需要考慮文件資料的專業性和專業之間的聯系性。不要把不同專業的技術信息文件混淆在一起。

　　(四)修改、補充的多變性

　　石油化工工程設計是從技術上對即將建造的工程的全面規劃，在施工的過程中對設計方案的修改情況是經常出現的，如果設計的方案在某些地方出現了缺陷或者錯誤，就需要及時的對設計方案進行補充修改。有些工程的設計圖紙經過了多次的補充修改，有的設計圖紙成套作需要設計人員進行重新的設計。設計文件的修改或者變更是無法避免的，同時也是很有必要的，這也是石油化工工程檔案和其他一些單位的檔案管理的不同之處。如果設計方案出現更改的時候，必須要把設計更改的材料和工程設計的技術文件資料進行配套的整理，確保石油化工工程設計檔案管理的準確和完整。

　　(五)使用的通用性

　　石油化工工程設計本身就是一項具有創造性和繼承性的工程，設計師在繼承和借鑒別人優秀設計成果的基礎上進行新的設計，石油化工工程設計的一些元素通用性強，設計的部分內容可以進行多次的使用，具有很強的通用性。石油化工工程設計檔案的通用性可以大大避免了單位的重復勞動，加快設計的速度，提高單位的工作效率。

　　(六)數量浩大

　　石油化工工程設計的內容比較多，過程復雜，形成各種各樣的設計圖紙和文件資料。圖紙文件資料的數量是浩大的，在歸檔管理上需要有足夠的存儲檔案的空間。同時做好檔案的信息化管理。

　　(七)使用價值的時效性

　　石油化工工程設計的檔案用于工程項目的次數還是比較多的，第一次利用發揮作用后還會有第二三次， 具有長期的使用價值。但是工程設計檔案有部分經過一定的時間之后就失去原來的利用價值，所以作為檔案管理人員還需要定期的對檔案資料進行整理，把已經失去價值或者價值不大的資料進行銷毀或者保存到不常用的地方。

　　二、提高石油化工工程設計單位檔案管理的策略

　　(一)落實檔案管理制度，加強檔案管理

　　對于石油化工工程設計單位來說，合理的制定本單位的檔案管理制度，是有序的開展企業石油化工工程設計檔案工作的前提需要。從各方面比較全面的進行規范石油化工工程設計單位在檔案工作的過程中遇到的各種實際問題，能夠及時的對相關石油化工工程設計工作檔案管理制度進行制定，做好文件的歸檔工作對于加強企業的檔案管理，提升石油化工工程設計單位整體的檔案管理水平是十分必要的。在建立檔案管理制度的同時，必須要把檔案管理制度落實到工作中去，抓好對石油化工工程設計單位檔案工作質量的考核。單位通過對各項制度的制定和落實，對于解決石油化工工程設計單位在發展中遇到的新問題，提高石油化工工程設計單位關于檔案管理的工作質量，規范企業的檔案管理有著十分重要的意義。

　　(二)加強檔案信息化管理，促進檔案管理改革

　　石油化工工程設計單位要把檔案的信息化管理工作認真抓起來。工程設計圖紙和技術標準等檔案可以為石油化工工程設計單位以后的工作提供參考，同時也是非常重要的憑證作用，但是傳統的檔案存儲方法比較落后，查閱起來也不是很方便。工程檔案的信息化建設，可以實現工程設計圖紙和技術信息的數字化，不同的工作人員依據自身崗位的權限，可以隨時通過計算機查閱瀏覽所需要的工程圖紙、資料和相關的其他信息。石油化工工程設計單位的檔案信息化管理，提高了整個企業的檔案工作水平，方便了工作。同時企業也可以在單位相關的網頁，把工程的信息上傳到網上，方便了交流和溝通。石油化工工程設計單位要積極的推薦企業的檔案信息化進程和電子文件的管理。盡早實現企業檔案管理的網絡化、數字化。

　　(三)把握重點工程建設，抓好項目檔案管理的全過程

　　作為石油化工工程設計單位的檔案管理，是需要把項目工程從開始設計規劃到最后竣工驗收的整個過程中產生的資料、文件、圖紙進行歸檔的。需要認真做好關于重點工程的檔案記錄，注重對工程設計在各個不同階段時期的資料信息的收集歸檔。對工程的相關文件材料要同步的積累和管理，保證歸檔的質量。由于工程施工一般周期比較長，整個過程中產生的文件數量大，種類也比較多。這也給石油化工工程設計單位的檔案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困難，帶來很大的工作量。檔案管理工作人員要根據工程的進度，對工程的材料及時收集，保證檔案歸檔的完整準確性。

　　總之，石油化工工程設計單位檔案管理的特點是由設計單位自身的性質以及石油化工工程設計活動的規律所決定的。在石油化工工程設計的過程中會產生一定的技術設計成果，對這些工程設計成果重要的記錄載體就是單位的工程設計檔案。充分的認識和掌握石油化工工程設計單位檔案管理的各種特點以及管理策略可以不斷提高設計單位的水平，發揮檔案管理的作用，為石油化工工程設計單位的長遠發展做出貢獻。

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