摘要：通過分析高校貨物和服務(wù)采購工作中存在預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率低、采購計(jì)劃零散、采購周期長、檔案管理繁瑣等問題，提出構(gòu)建基于信息化平臺的新型管理模式，該平臺包括預(yù)算申報(bào)、采購計(jì)劃申請、采購執(zhí)行、合同管理等功能，實(shí)現(xiàn)貨物和服務(wù)采購工作的全流程管理。

　　關(guān)鍵詞：貨物和服務(wù);采購;信息化平臺

　　隨著國家對高等教育建設(shè)不斷增加投入，高校貨物、服務(wù)采購規(guī)模和范圍也隨之增大。高校作為以教育和科研為主的單位，其在貨物、服務(wù)采購方面涉及領(lǐng)域較廣，具有專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)要求復(fù)雜、設(shè)備前瞻性高等特點(diǎn)。所以，高校貨物、服務(wù)采購管理工作面臨著較強(qiáng)的挑戰(zhàn)，在國家政策的宏觀指導(dǎo)下，探索新的管理模式，提高采購工作效率，滿足發(fā)展需求，為高校教學(xué)及科研工作的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障。

　　1高校貨物、服務(wù)采購管理工作存在的問題

　　1.1項(xiàng)目預(yù)算管理復(fù)雜、編制不完善、執(zhí)行準(zhǔn)確率較低

　　由于高校經(jīng)費(fèi)來源多樣,資金性質(zhì)不同、使用權(quán)分散，如學(xué)校行政管理部門牽頭的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、學(xué)院自有經(jīng)費(fèi)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)等，所以高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是多元化的、管理是多部門的。項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)及審核時(shí)間較為緊迫，導(dǎo)致預(yù)算編制不夠完整與準(zhǔn)確、論證不夠充分[1]。

　　財(cái)務(wù)預(yù)算下達(dá)后，為及時(shí)完成項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行任務(wù)，采購執(zhí)行人面臨項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對采購內(nèi)容進(jìn)行變更及拆分的風(fēng)險(xiǎn)。基于以上多方面的因素影響，最終使采購項(xiàng)目預(yù)算的計(jì)劃性、指導(dǎo)性、約束性難以發(fā)揮。在采購執(zhí)行過程中，由于前期預(yù)算編制不完善、不充分，直接影響采購預(yù)算的執(zhí)行率與準(zhǔn)確率。另外，存在追加項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)費(fèi)下達(dá)較遲的實(shí)際情況，影響了高校采購工作的執(zhí)行進(jìn)度，并且可能造成項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)年末結(jié)轉(zhuǎn)資金較大。

　　綜上，預(yù)算編制或調(diào)整過程中涉及的貨物和服務(wù)采購等有關(guān)事項(xiàng)未進(jìn)行方案的可行性、計(jì)劃的科學(xué)性、實(shí)施的必要性以及金額的合理性等多方面綜合論證與評審，由此可能導(dǎo)致采購項(xiàng)目的預(yù)算明細(xì)準(zhǔn)確性較差，預(yù)算編制內(nèi)容與預(yù)算執(zhí)行內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性較低，對執(zhí)行效率造成影響。

　　1.2采購計(jì)劃零散,缺乏計(jì)劃性

　　由于多元化、多部門分配的項(xiàng)目預(yù)算管理現(xiàn)狀，使采購計(jì)劃缺乏科學(xué)的統(tǒng)籌安排，在采購執(zhí)行過程中，部分項(xiàng)目尤其是科研項(xiàng)目，因工作需要臨時(shí)增加或更改采購需求時(shí)有發(fā)生，提交的采購計(jì)劃較為零散，各項(xiàng)目間的采購內(nèi)容無法做到有效的橫向?qū)Ρ龋瑢?dǎo)致出現(xiàn)同類產(chǎn)品多次分散采購的可能性增大[2]。同時(shí)，部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的理念還停留在“隨用隨買，隨買隨用”，采購項(xiàng)目缺乏計(jì)劃性[3]，未能體現(xiàn)采購申請計(jì)劃的計(jì)劃功能。

　　1.3采購貨物不能滿足科研需求

　　項(xiàng)目執(zhí)行過程中，所完成的采購物品不能滿足科研工作的特殊要求，為學(xué)校科研工作的開展帶來阻力[4]。在貨物、服務(wù)的采購時(shí)間上，周期較長，特別是部分科研用通用設(shè)備納入了批量集中采購范圍，采購效率低，影響科研工作的正常開展;在專業(yè)性能、指標(biāo)等要求比較高的專業(yè)儀器設(shè)備采購過程中，為了達(dá)到公開招標(biāo)的要求，往往要把這些技術(shù)參數(shù)降低或剔除，因而會出現(xiàn)低價(jià)中標(biāo)或次低價(jià)中標(biāo)的情況，導(dǎo)致中標(biāo)產(chǎn)品不能滿足需求，影響科研工作的正常開展。

　　1.4政府采購方式周期較長，影響時(shí)效性

　　政府采購方式具有較強(qiáng)的規(guī)范性，必須遵守采購要求的規(guī)章制度，執(zhí)行法定的采購程序，對時(shí)間有一定要求，所以采購周期長，采購效率低[5]。比如公開招標(biāo)采購方式，法定的公示期包括，發(fā)出招標(biāo)文件到截止投標(biāo)為20天以上以及中標(biāo)公示7個(gè)工作日，再加上招標(biāo)文件的編制和專家評審等環(huán)節(jié),一個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)過程需要大約35天，如果出現(xiàn)廢標(biāo)，周期更長。進(jìn)口貨物采購周期更長，其采購需要審批，并且要通過外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)口免稅、報(bào)關(guān)等手續(xù)的辦理，大約需要2至3個(gè)月時(shí)間。

　　1.5檔案管理繁瑣

　　采購工作具有較強(qiáng)的規(guī)范性，為了完整地記錄每個(gè)項(xiàng)目的采購過程，做到采購環(huán)節(jié)的可追溯。項(xiàng)目從預(yù)算編制直到采購結(jié)束，各環(huán)節(jié)均有需要留檔保存的紙質(zhì)材料，導(dǎo)致采購工作所涉及的存檔資料種類多、數(shù)量大;對于跨年執(zhí)行的項(xiàng)目，同時(shí)要求按流程分時(shí)段整理，則使資料整理周期延長。所以，檔案整理過程繁瑣，既耗費(fèi)人力又消耗時(shí)間[6]。

　　2構(gòu)建基于信息化平臺的管理新模式

　　2.1平臺建設(shè)目標(biāo)

　　研究構(gòu)建一套基于信息化平臺的新型管理模式，以內(nèi)控體系為支撐，建設(shè)包括預(yù)算編制、采購計(jì)劃、采購執(zhí)行、合同管理等多功能的完整信息鏈，實(shí)現(xiàn)采購工作的流程化管理、協(xié)同化辦公，規(guī)范高效地執(zhí)行采購工作。采購工作的網(wǎng)絡(luò)化，在為工作人員帶來方便快捷的同時(shí)，減少紙張消耗，減輕相關(guān)材料歸檔任務(wù)，方便了檔案管理工作。

　　2.1.1實(shí)現(xiàn)一體化辦公，增強(qiáng)采購工作的計(jì)劃性

　　將項(xiàng)目的預(yù)算申報(bào)、計(jì)劃申請、采購執(zhí)行及合同管理等工作，進(jìn)行流程化設(shè)計(jì)，以網(wǎng)絡(luò)化的采購管理平臺為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)各部門間協(xié)同辦公，形成一體化的貨物、服務(wù)采購管理工作體系。首先用戶使用采購管理平臺申報(bào)項(xiàng)目預(yù)算，平臺將貨物類與服務(wù)類預(yù)算歸口上報(bào)至負(fù)責(zé)部門進(jìn)行審核，完成最終的預(yù)算批復(fù)。

　　其次項(xiàng)目申報(bào)單位可按照預(yù)算批復(fù)情況生成采購計(jì)劃表，進(jìn)行采購計(jì)劃的提交，并以實(shí)際工作要求的批復(fù)流程實(shí)現(xiàn)線上的采購計(jì)劃審批;然后對照批復(fù)完成的采購計(jì)劃，嚴(yán)格遵守相關(guān)采購管理工作規(guī)定，執(zhí)行項(xiàng)目采購任務(wù);最后將采購過程中產(chǎn)生的重要資料，如采購計(jì)劃申請、招投標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收單等，以電子檔案的形式留存在管理平臺中。同時(shí)，通過一體化辦公的管理平臺，項(xiàng)目預(yù)算與采購計(jì)劃形成有效的對接，對照項(xiàng)目預(yù)算提交采購計(jì)劃，既提高了項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)確性，又增強(qiáng)了項(xiàng)目采購的計(jì)劃性，避免項(xiàng)目拆分及零散采購。

　　2.1.2使采購工作更加透明，做到公平公正開展采購工作

　　基于信息化管理平臺的采購管理工作，通過對采購過程的全流程管理，嚴(yán)格遵照法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求設(shè)定每一步驟的操作，實(shí)現(xiàn)采購工作的流程化管理，使采購工作更加規(guī)范化[7]。用戶通過該管理平臺，可隨時(shí)查看采購項(xiàng)目的進(jìn)度，并且采購流程具有可追溯性，隨時(shí)對每一步驟查看其執(zhí)行過程，使采購工作更加公開、透明;通過公開的采購管理模式，也增強(qiáng)了采購工作的公平公正性，最大限度地保證了用戶的利益。

　　2.1.3提高采購工作效率，提升采購服務(wù)質(zhì)量

　　建設(shè)信息化采購管理平臺，將采購管理工作網(wǎng)絡(luò)化，極大地減少了用戶在項(xiàng)目申請和執(zhí)行過程中的“跑腿”工作。用戶可以將預(yù)算申報(bào)、采購計(jì)劃申請等需要其完成的工作，通過該平臺進(jìn)行，在網(wǎng)上填報(bào)、提交相關(guān)信息，并等待審批;采購管理平臺按預(yù)設(shè)的流程，依次流轉(zhuǎn)到相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及管理部門，查看、審核、審批用戶提交的申請。通過該平臺實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目審批過程的網(wǎng)絡(luò)化流轉(zhuǎn)，相對于線下跑手續(xù)，減少辦事人員來回跑腿的次數(shù)，節(jié)省了大量人力及時(shí)間，縮短了采購審核、審批時(shí)間，提高了采購工作效率，提升了采購工作服務(wù)質(zhì)量。

　　2.1.4簡化檔案管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

　　區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，采購管理平臺實(shí)現(xiàn)電子檔案的保存，該部分管理工作主要分為兩類：一類是平臺中自動生成的需要保存的電子檔案，如采購計(jì)劃表，平臺主動記錄采購計(jì)劃表從申請到審批通過的全部過程，并且自動保存實(shí)現(xiàn)檔案管理功能。

　　另一類必須通過線下完成的采購流程，一定要有紙質(zhì)版的材料作為支撐的，如紙質(zhì)合同的簽訂，平臺支持將采購項(xiàng)目的紙質(zhì)版資料以電子文檔的形式進(jìn)行上傳。由此，可基本實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，按照采購項(xiàng)目進(jìn)行劃分，可隨時(shí)將已完成的工作內(nèi)容進(jìn)行歸檔，簡化檔案管理工作，不必等待項(xiàng)目完成時(shí)進(jìn)行相關(guān)資料檔案的整理，避免了由于復(fù)雜項(xiàng)目執(zhí)行過程較長而導(dǎo)致資料收集繁瑣與困難的情況發(fā)生。

　　2.2平臺總體設(shè)計(jì)

　　2.2.1平臺架構(gòu)

　　采購管理平臺基于B/S結(jié)構(gòu)(瀏覽器/服務(wù)器模式)進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)用戶可以使用瀏覽器，通過互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，使用系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)維護(hù)等操作;服務(wù)器端接收到服務(wù)請求后，及時(shí)作出響應(yīng)，完成數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交互，并且采用cookies技術(shù)實(shí)現(xiàn)記錄訪問者的身份識別號碼、密碼等一些訪問信息。平臺采用分布式權(quán)限分配原則，定義不同角色，并賦予角色相應(yīng)的管理權(quán)限。

　　本文定義四層角色管理：(1)超級管理員，擁有平臺的所有管理功能，并可以對下級管理用戶分配管理權(quán)限。(2)一級管理員，可定義為部門管理員，根據(jù)學(xué)校相關(guān)職能部門所對應(yīng)的管理職責(zé)劃分相應(yīng)的管理權(quán)限。(3)二級管理員，可定義為項(xiàng)目管理員，各經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目管理員，具有對其項(xiàng)目下的各項(xiàng)工作的管理權(quán)限，如預(yù)算初審、采購計(jì)劃初審。(4)一般用戶，將用戶與項(xiàng)目根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行匹配，其可以填報(bào)與之匹配的項(xiàng)目下的各類申請，如預(yù)算申請、采購計(jì)劃申請。

　　2.2.2平臺功能設(shè)計(jì)

　　以采購管理平臺的建設(shè)目標(biāo)為導(dǎo)向，深化內(nèi)控體系建設(shè)，結(jié)合實(shí)際管理工作需要，融入項(xiàng)目預(yù)算負(fù)責(zé)單位、項(xiàng)目申請單位、采購執(zhí)行單位、監(jiān)督檢查單位等多部門協(xié)同辦公的管理理念，以預(yù)算申報(bào)、計(jì)劃申報(bào)、采購執(zhí)行、合同管理等工作內(nèi)容為基礎(chǔ)，通過設(shè)計(jì)信息化平臺相關(guān)管理功能，最終實(shí)現(xiàn)采購管理平臺的整體設(shè)計(jì)[8-10]。

　　具體功能設(shè)計(jì)如下：

　　(1)預(yù)算申報(bào)功能。文章研究所涉及的預(yù)算指校內(nèi)各單位需要向?qū)W校預(yù)算管理部門提出申請的各類預(yù)算，主要實(shí)現(xiàn)了預(yù)算申報(bào)與批復(fù)功能，具體實(shí)現(xiàn)流程為：提交預(yù)算申請，項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)人以一般用戶身份提交預(yù)算申請，可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人給指定的具體申報(bào)人審核分配相應(yīng)預(yù)算填報(bào)權(quán)限;預(yù)算初審，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以二級管理員的身份對一般用戶提交的預(yù)算進(jìn)行初審;批復(fù)預(yù)算，平臺以預(yù)算的合理性、必要性等審核內(nèi)容為依據(jù)，制定一套打分體系，管理部門以一級管理員的身份，對初審?fù)ㄟ^的預(yù)算申請做出評定，最終平臺生成一份評分結(jié)果排序的項(xiàng)目清單，管理員可根據(jù)該清單完成項(xiàng)目預(yù)算批復(fù)。

　　(2)計(jì)劃申報(bào)功能。該部分主要實(shí)現(xiàn)貨物、服務(wù)采購計(jì)劃表的申報(bào)與審核功能，具體細(xì)節(jié)為：提交采購計(jì)劃，一般用戶生成，以預(yù)算批復(fù)結(jié)果為依據(jù)的采購計(jì)劃申請表，其中，為確保預(yù)算的準(zhǔn)確性，可設(shè)置關(guān)鍵字段為不可修改，但是支持用戶在非關(guān)鍵字段做出修改，然后進(jìn)行線上提交;二級管理員即項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對采購計(jì)劃初審，審核通過后，可進(jìn)行下一步操作，如果審核不通過，則須注明未通過原因，并返回給一般用戶;采購計(jì)劃復(fù)審，一級管理員及相關(guān)職能部門對初審?fù)ㄟ^的申請?jiān)俅芜M(jìn)行審核，此次審核通過后，則可以進(jìn)入到采購執(zhí)行功能區(qū)。

　　(3)采購執(zhí)行功能。確定采購方式，查看審核通過的采購計(jì)劃表中的采購內(nèi)容，結(jié)合國家及學(xué)校的相關(guān)采購管理規(guī)定，確定執(zhí)行采購方式，并在平臺中進(jìn)行記錄，然后通過線下執(zhí)行采購工作具體內(nèi)容;生成合同，完成線下的執(zhí)行工作后，可通過采購平臺生成制式合同或錄入生成相關(guān)合同;驗(yàn)收付款，根據(jù)合同約定的付款方式，平臺自動記錄付款情況與驗(yàn)收方式，經(jīng)采購管理人員確認(rèn)后，完成驗(yàn)收付款記錄，并自動生成驗(yàn)收單。

　　(4)合同管理功能。采購管理平臺按照采購項(xiàng)目進(jìn)行合同檔案管理，其中，檔案以平臺自動生成和上傳電子文件兩種形式存在，如采購計(jì)劃表可由平臺在操作過程中自動生成，并作為項(xiàng)目檔案的一部分留存。但是，合同以及與其相關(guān)聯(lián)的招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件，是必須存留簽字蓋章的紙質(zhì)資料，平臺支持上傳電子掃描文件留存。

　　2.3平臺創(chuàng)新性

　　2.3.1基于信息化管理新模式，為資產(chǎn)形成閉環(huán)管理奠定基礎(chǔ)為做好國有資產(chǎn)管理，以信息化管理手段為基礎(chǔ)，資產(chǎn)的全生命周期的閉環(huán)管理，即資產(chǎn)的預(yù)算申報(bào)、采購、驗(yàn)收入賬、處置等全過程管理，已成為未來資產(chǎn)管理的發(fā)展趨勢。采購管理平臺基本實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)采購的流程化管理，并且可預(yù)留接口，與資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期的管理提供重要支持。

　　2.3.2實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同辦公，將管理工作“移動化”通過平臺實(shí)現(xiàn)流程化的管理功能，使貨物、服務(wù)采購工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同辦公。同時(shí)，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為契機(jī)，依托網(wǎng)絡(luò)開展工作，工作人員不必遵循面對面的傳統(tǒng)辦公模式，只要連接網(wǎng)絡(luò)登陸平臺，用戶就可以工作，實(shí)現(xiàn)了“移動化”辦公。

　　2.4實(shí)施難點(diǎn)

　　2.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃，部門協(xié)作不夠

　　在全校范圍內(nèi)，科學(xué)合理、全方位地開展貨物、服務(wù)采購工作，離不開各相關(guān)部門及學(xué)院的相互協(xié)作，需要學(xué)校經(jīng)過上層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、相互協(xié)作。但是，現(xiàn)存管理模式，尤其是預(yù)算申報(bào)與執(zhí)行工作，基本是互不干涉、各自組織，并且“各自為政”的觀念較為固化，如果學(xué)校沒有行之有效的頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃，將給以信息化管理平臺為基礎(chǔ)的新型采購管理體系的實(shí)施帶來阻力。

　　2.4.2信息化建設(shè)投入不足

　　信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)長期的可持續(xù)的專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以需要投入較多的財(cái)力及人力，但是在開展實(shí)際工作時(shí)，由于信息化建設(shè)工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)較少，導(dǎo)致對實(shí)際投入做出的判斷不夠準(zhǔn)確[11]。缺乏持續(xù)性的經(jīng)費(fèi)投入理念，在管理工作提出新需求時(shí)，系統(tǒng)需要同時(shí)進(jìn)行升級，才可以滿足工作需要，但是此時(shí)經(jīng)費(fèi)可能沒有提前申報(bào)，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)短缺;缺少專業(yè)的技術(shù)隊(duì)伍，管理平臺在日常運(yùn)行過程中，需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，以確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，但是各管理部門缺少專業(yè)信息化管理隊(duì)伍，導(dǎo)致人員的投入不足。

　　2.4.3系統(tǒng)安全性能需要增強(qiáng)

　　采購管理平臺的系統(tǒng)安全性能是其能否安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要因素，近年來針對系統(tǒng)安全性的相關(guān)檢測與上級檢查也在不斷增多，但是開發(fā)者往往依靠網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置，如防火墻設(shè)置，完成系統(tǒng)的安全性設(shè)置，缺少針對系統(tǒng)自身特點(diǎn)，在物理安全、網(wǎng)絡(luò)與主機(jī)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等方面的整體設(shè)計(jì)，所以，系統(tǒng)的安全性能需要進(jìn)一步研究實(shí)現(xiàn)。

　　3結(jié)語

　　以我校政府采購預(yù)算編制現(xiàn)狀及政府采購工作為切入點(diǎn)，以信息化管理平臺為手段，研究確立政府采購預(yù)算與執(zhí)行的全流程跟蹤管理模式，即從預(yù)算編報(bào)開始，將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入到網(wǎng)上平臺中，執(zhí)行部門按照預(yù)算的批復(fù)結(jié)果，及時(shí)地準(zhǔn)備采購工作，做到“早執(zhí)行，早完成”，提高政府采購的工作效率;依照國家法律法規(guī)的要求，研究適合科研工作的采購管理辦法，在符合國家政策的前提下，為學(xué)校的教學(xué)科研事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。

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